Anbudsprocessen hos Wästbygg präglas av en komplex systemstruktur där flera parallella digitala verktyg används, PSV som är företagets projektledningsverktyg är tänkt att vara centralt för hantering av projekten, med det visar sig i praktiken att användningen är låg på grund av bristande användarvänlighet, otydlig struktur och överdetaljerade checklistor. Informationsflödet är ofta splittrat och personberoende, vilket leder till tidsspill, dubbelarbete och risk för informationsbortfall. Dessutom saknas enhetliga rutiner, vilket försvårar samordningen och skapar frustration i det dagliga arbetet.

För att möta dessa utmaningar föreslås en omstrukturering av anbudsprocessen utifrån Lean-principerna och verktyget 5S. Genom att införa ett mer visuellt arbetsflöde i PSV, exempelvis med hjälp av Kanban-tavlor, kan arbetsmomenten bli mer överskådliga och ansvarsfördelningen tydligare. Vidare föreslås standardisering av dokumenthantering, förbättrad integration mellan system och ökad möjlighet till användaranpassning för att skapa ett mer flexibelt, användarvänligt och effektivt arbetsflöde.

Arbetet visar att tekniska verktyg som inte är anpassade efter användarnas behov riskerar att bli administrativa bördor snarare än stöd i arbetsprocessen. Det blev tydligt att kulturella faktorer som förändringsmotstånd, bristande kommunikation vid implementering och frånvaron av gemensamma rutiner påverkar systemets framgång. Studien betonar vikten av att involvera medarbetare i utvecklingen av arbetsverktyg, att ta tillvara deras initiativ samt att arbeta iterativt med förbättring genom beprövade metoder som Lean och 5S.